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Digitale Akten (Bauakte, Personalakte)

Effizienter arbeiten mit digitalen Akten

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Produktbeschreibung

Digitale Akten (manchmal auch elektronische Akten genannt) sind in aller Munde. Es gibt digitale Hausanschluss-, Gerichts-, Kredit-, Kunden-, Lieferanten-, Logistik-, Patienten-, Personal-, Projekt-, Vertrags-, Vorgangsakten etc.

Die Unterschiede zwischen Papier- und digitalen Akten kennt sicherlich jeder selbst. Platzeinsparungen, Zeiteinsparungen bei der Suche und wegfallende Transportwege stehen ganz oben in der Liste der Vorteile. Kosteneinsparungen sind durch Produktivitätssteigerung, wegfallende Lagerraumkosten und weitere Einsparungen eindeutig nachweisbar.

Was unterscheidet nun die ECM-gestützte digitale Akte von der üblichen Ablage digitaler Daten in Filesystemen? In erster Linie die effektive Verwaltung dieser Daten: je größer und je unterschiedlich die Zahl der Daten ist, die in digitalen Akten verwaltet werden, desto größer ist der Nutzen!

Zu den wesentlichen Merkmalen digitaler Akten gehören (u. a.):

* Metadaten: Mit ihnen kann man Dokumente und Daten viel detaillierter strukturieren als im File-System - z. B. nach Ersteller/Bearbeiter, nach Status (freigegeben, obsolet, in Arbeit etc.), nach Typ (wie Protokoll, Vertrag, Beschluss etc.), nach Sprache oder nach beliebig anderen Kriterien.
* Check in/Check out: Diese Funktion verhindert, dass mehrere User gleichzeitig in einem Dokument etwas ändern wollen.
* Abonnement: Mit dem Abonnement kann man sich über Veränderungen am Dokument bzw. in einem bestimmten Ordner informieren lassen.
* Wiedervorlage/Fristenverwaltung: Erinnert nach einem vorbestimmten Zeitraum an bestimmte Dokumente oder Ordner.
* Digitaler Workflow: Erlaubt es, Dokumente nach einer vorher definierten Schrittfolge zu bearbeiten, zu prüfen oder freigeben zu lassen - inkl. Stellvertreterregelungen, Eskalationsszenarien.
* Versionsverwaltung: Verwaltet verschiedene Entwicklungsstadien eines Dokumentes, auch Dateityp übergreifend.

Produkt-Website

Halle 7, Stand A50

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