Als überlebensfähig gelten heute Unternehmen, die flexibel, anpassungsfähig und agil sind. Denn sie sind in der Lage, ihre Wertschöpfungsketten und Arbeitsprozesse im gleichen Tempo und mit der gleichen Kontinuität anzupassen, mit der sich Marktanforderungen und -bedingungen ändern. Zwei wesentliche Schlüssel hierfür sind Digitalisierung und Automation. Die Krux: Mit dem kontinuierlich steigenden Digitalisierungs- und Automationsgrad wächst auch die Komplexität der IT, allen voran der führenden Systeme wie ERP- und MES-Lösungen. Als Hindernis entpuppen sich dabei allzu oft die monolithischen Strukturen der etablierten IT-Systeme. Sie bieten zwar die ebenfalls benötigte, funktionale Tiefe. Die starren, zugrunde liegenden Logiken lassen aber keinen Raum für Individualität und schnellen Wandel. Verbesserungen oder Anpassungen sind nur durch Programmierungen möglich, die Expertenwissen erfordern und zeitaufwändig und kostspielig sind. Was fertigende Unternehmen heute benötigen, sind in die Software integrierte Werkzeuge, mit denen sie ihre individuellen Geschäftsprozesse in einer einfachen, einheitlichen Sprache selbst modellieren können. Die Lösung: Workflows.

Arbeitsabläufe selbstständig gestalten

Mit Hilfe von Workflows erfassen, strukturieren und ändern Anwender individuelle Prozesse unabhängig vom Komplexitätsgrad. Regeln und zeitliche Abfolgen lassen sich dabei unternehmensspezifisch und flexibel gestalten. Die modellierten Prozesse sind wiederum direkt ausführbar, was zusätzlich zu deutlich verkürzten Entwicklungszyklen führt. Für die Modellierung empfehlen sich vor allem grafische Tools, z. B. Java-basierte Workflow-Management-Systeme. Sie punkten mit einer intuitiven Bedienbarkeit, die ganz ohne Programmierkenntnisse auskommt.

Workflow-Funktionalitäten versetzten Unternehmen in die Lage, nicht nur agil auf Veränderungen reagieren zu können. Mit ihrer Hilfe vereinfachen und vereinheitlichen Unternehmen Prozesse in unterschiedlichsten Bereichen und profitieren auf vielen Ebenen. Zu den Vorteilen zählen bspw. verkürzte Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, die wiederum für eine erhöhte Produktivität sorgen. Eine optimierte Planung und Steuerung verkürzt Stillstandzeiten und reduziert Lagerbestände, was mit erheblichen Kosteneinsparungen einher geht. Nicht zuletzt schätzen Mitarbeiter die verringerte Komplexität ihrer alltäglichen Arbeitsschritte. Denn das Workflow-basierte IT-System führt sie durch den optimierten Prozess und zeigt ausschließlich die für sie relevanten Informationen an – und zwar systemübergreifend. Das wiederum bedeutet: Wo sich Mitarbeiter früher in verschiedenen Systemen Informationen und Daten suchen mussten, setzen sie sich in einem auf Workflows basierendem System nur mit einem einzigen Dialogfenster auseinander. Auf diese Weise werden Prozesse nachvollziehbar und Fehlerquellen massiv verringert. Anwender arbeiten zudem deutlich effizienter.

Individualität und Agilität im Einklang

Mehr denn je ringen Unternehmen heute mit der Komplexität, die mit dem wachsenden Automations- und Digitalisierungsgrad einhergeht. Zwar verfügen die meisten über leistungsfähige IT-Systeme. Diese sind mit ihren starren Logiken aber auch allzu oft ein Hindernis, um unternehmensspezifische Prozesse zu pflegen – geschweige denn kontinuierlich anzupassen. Mit in ERP- und MES-Lösungen integrierten Workflow-Funktionalitäten lösen Unternehmen diesen gordischen Knoten und machen sich unabhängig von aufwändigen Anpassungsprogrammierungen.